ومن نجاح الاجتماعات أيضاً ضرورة وجود مقرر الاجتماع وتسجيل ما تم تناوله والحديث عنه في الاجتماع وتحريره فيما بعد وتوزيعه بعد إقراره على الأعضاء كل حسب مسؤوليته

تعودنا نحن في الشرق على ممارسة أشياء وعادات تكون دخيلة علينا من الغرب، بسبب أنهم سبقونا إليها وتمرسوا في إدارتها بشكل جيد، ونحن في الشرق إذا اكتسبنا بعض الممارسات الدخيلة علينا تجدنا نطبقها دون محاولة إحداث تغيير بها يتناسب مع طبيعتنا العملية، ومن الأشياء التي انتشرت في بيئتنا العملية وسببت لنا بعض التأخير في تقدمنا هي «الاجتماعات المتكررة» في أغلب أجهزة الدولة سواء الحكومية منها أو الخاصة، فلن تزور منشأة أو وزارة وتبحث عن مسؤول «ما» إلا يكون الجواب جاهزاً «معاليه أو سعادته في اجتماع»، وتسأل متى يتسنى لي مقابلته فيتم الرد عليك لديه اجتماع آخر بعد الانتهاء من هذا الاجتماع وهكذا هو ديدن أغلب المسؤولين، وإذا قابلت صديقك المسؤول وجدته يتأفف من كثرة الاجتماعات التي حضرها وأنه مرهق من كثرتها وهو من وافق عليها وأقرها ونادى بها، فكرنا الشرقي يهوى التقليد ولكن إذا عشعش هذا الشيء فيه فمن الصعب تغييره، فالمسؤولون يرحلون ويأتي غيرهم ولم يتغير فكر من يأتي بعدهم في هذا الجانب وهو الإغراق في الاجتماعات الدورية التي قد يكون أكثرها غير مفيد البته.
هذه المقدمة البسيطة وددت منها أن تكون مدخلاً للحديث عن الاجتماعات وأهميتها ومدى تأثيرها السلبي على العملية الإدارية، حيث اتخذ كثير من المسؤولين الاجتماعات ذريعة لانشغاله والبعد عن الموظفين والمراجعين بالرغم أنه يستطيع أن يوكل غيره في عديد من الاجتماعات.
قد لا أكون منصفاً إذا لم أقل إن هناك اجتماعات ضرورية بين جهات ما أو بين لجان أو أطراف مسؤولة، وهذه اجتماعات إيجابية إذا تمت بنجاح، وقد يتساءل بعضهم كيف تكون الاجتماعات ناجحة ومفيدة وفاعلة أيضاً؟ وكيف لنا أن نحد من هذه الاجتماعات المتكررة التي تذهب قيمة الوقت والجهد؟ أقول: هناك بعض الجوانب التي لابد من توافرها لإنجاح الاجتماعات ومنها: تحديد موضوع الاجتماع والمحاور المراد مناقشتها في الاجتماع، كذلك تحديد بداية ونهاية الاجتماع وعدم زيادة أي وقت إضافي، ويكون للعضو الحق في مغادرة الاجتماع بعد انتهاء الوقت الأصلي للاجتماع، كذلك عدم الإكثار من الأحاديث التي ليس لها علاقة بالاجتماع وخاصة من قبل رئيس الاجتماع لأن بعضهم يروي بطولاته أمام الأعضاء الموجودين ويتحدث طويلاً عنها، وكيف أنه نجح في تطوير منشآته وغيره من الأمور التي قد تُعيق أي اجتماع، وخاصة إذا كان الأعضاء من دائرته فهم لا يستطيعون سوى التبسم في وجه رئيسهم وإبداء الرضا عن حديثه.
ومن نجاح الاجتماعات أيضاً ضرورة وجود مقرر الاجتماع وتسجيل ما تم تناوله والحديث عنه في الاجتماع وتحريره فيما بعد وتوزيعه بعد إقراره على الأعضاء كل حسب مسؤوليته، وجدول الأعمال له دور كبير في إنجاح الاجتماعات واختصارها وتوزيع الحديث بالتساوي بين الأعضاء، كما أن اختيار المكان المناسب للاجتماعات وتهيئته له دور كبير أيضاً في إضفاء الراحة على الأعضاء.
أما التأثير السلبي لكثرة الاجتماعات فهو يُبطئ حركة العملية الإدارية، فكثرتها تعطل الأعمال ومصالح الآخرين، وتنهك المسؤولين ومديري العموم وغيرهم وتشغلهم عن إنهاء وإنجاز الأعمال الخاصة بالمواطنين أو بالموظفين داخل المنشأة أو الوزارة، وقد تكون العملية سلبية بحتة عند الرؤساء المركزيين الذين يريدون حضور كل اجتماع فلا تفويض لدى بعض المسؤولين لمن يليهم في المسؤوليات، وهذا الأمر قد يُعطل كثيراً من الأعمال التي تحتاج توجيهات من هذا المسؤول، وقلما تجد من المسؤولين من يفوض غيره لحضور الاجتماعات ويطالبه برفع تقرير فوري عما تم في الاجتماع لاتخاذ التدابير والتوجيهات حيال بعض القرارات أو التوصيات، ويكون المسؤول لديه الوقت لإدارة منشأته من خلال التنظيم والتطوير وسير العمل كما هو مخطط لها، وزيارة الإدارات والأقسام والتعرف على زملائه الموظفين والتحدث معهم والتعرف على مشكلاتهم واحتياجاتهم، وهذا العمل يُعدُ من الدعم المعنوي للموظف عندما يتحدث معه المسؤول المباشر، لأن بعضا من المسؤولين “هداهم الله” يكون في برج عاجي لا يصل إليه أحد إلا بشق الأنفس، ولا يمكن لأي موظف أن يوصل صوته إليه مما يفتح أمام المسؤولين في الإدارات التنفيذية السيطرة والتنفذ على الموظفين.
ختاماَ الاجتماعات الضرورية لاتخاذ قرارات أو سن أنظمة أو إصدار لوائح هو أمر لابد منه، ولكن الاجتماعات المتكررة وغير الفاعلة هي التي يجب التخفيف منها وعدم الإكثار منها في أي مؤسسة أو منشأة لأنها مضيعة للوقت ومفسدة للعمل.

نشرت هذه المادة في صحيفة الشرق المطبوعة العدد رقم (١٣٥٠) صفحة (١١) بتاريخ (١٥-٠٨-٢٠١٥)